چرا برنامه‌ریزی استراتژیک انجام می‌دهیم؟ آیا هدف تهیه گزارش‌هایی است که قفسه‌های کتابخانه ما را تزیین کند؟ البته اگر برنامه استراتژیک را درست اجرا کنیم، دچار چنین سرنوشتی نخواهد شد.
این رابطه را به یاد داشته باشید:
میزان پذیرش (A) × کیفیت (Q) = اثربخشی (E)

اثربخشی یک تصمیم یا یک استراتژی برابر با کیفیت آن ضرب در پذیرش آن است، اگر به هر یک از عوامل با عددی بین صفر تا 10 امتیاز بدهیم، متوجه می‌شویم اگر استراتژی خوبی داشته باشیم (10 = Q ) اما این استراتژی خوب، مورد پذیرش کارکنان نباشد (0 = A ) استراتژی، اثربخش نخواهد بود. حتی اگر دستور اجرای استراتژی را هم بدهید، باز کارکنان راه‌هایی برای پرهیز از اجرای آن پیدا خواهند کرد. از سوی دیگر، اگر استراتژی سازمان، مورد پذیرش همه کارکنان باشد ( 10 = A ) اما استراتژی خوبی نباشد (0 = Q )، باز هم کارآمدی آن ناچیز خواهد بود (A × Q = 0 = E).

یادمان باشد کارکنان، قرار است استراتژی را پیاده کنند بنابراین باید در برنامه‌ریزی آن مشارکت داشته باشند. وقتی از علت اهداف و استراتژی مطلع می‌شوند و در تصویب آن‌ها مشارکت می‌کنند در اجرا نیز متعهدتر خواهند بود.

برای رسیدن به این مقصود، ما در امریکا، کانادا و خاورمیانه گروه برنامه‌ریزی استراتژیک تشکیل می‌دهیم. اعضای گروه عبارت است از مدیرعامل، مدیران ارشد (و در صورت امکان تعدادی از اعضای هیات مدیره).

در کنار این گروه، گروه دیگری نیز باز هم با حضور مدیرعامل تشکیل می‌شود. این گروه شامل رهبران غیررسمی در تمام بخش‌های سازمان است که بر همکاران خود تاثیر و نفوذ دارند. البته هر بخش می‌تواند خودش نماینده‌ای به این گروه معرفی کند.

وظایف گروه برنامه‌ریزی استراتژیک به شرح زیر است:

ـ بررسی محیطی

ـ تایید چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان

ـ تعیین اولویت‌ها

ـ تعیین اهداف

ـ تدوین استراتژی‌ها

ـ تعیین مسئولیت‌ها و دوره‌های زمانی انجام آن‌ها

ـ تعیین روش‌های سنجش

ـ ارتباط مداوم با نمایندگان گروه‌ها

دو گروه مذکور باید با یکدیگر گفت‌وگو و تعامل داشته باشند. بدین ترتیب پیشرفت در برنامه‌ریزی استراتژیک در سراسر سازمان منتشر می‌شود و دیگر هیچ استراتژی برای هیچ فردی غافلگیرکننده نخواهد بود.

در گروه متشکل از نماینده بخش‌های هر شرکت، هر فرد، نقش بخش خود را در برآوردن اهداف سازمانی مشخص می‌کند و نیز نقش خود را در رسیدن بخش به اهداف تعیین می‌کند.

بدین ترتیب اهداف فردی و اهداف هر بخش در اهداف سازمانی دیده می‌شود. در نهایت معیارهایی نیز برای پیشرفت سازمان تعیین می‌شود. بنابراین، تمام کارکنان متوجه می‌شوند چگونه و چه اندازه در موفقیت سازمان سهیم هستند.

نکات کلیدی

· بگذارید فرآیند ساده بماند. فرآیند تعیین پیشرفت را آن‌قدر پیچیده نکنید که زمان انجام خودکار آن را بگیرد و زمان زیادی صرف تغذیه فرآیند شود. با 5 یا 6 هدف اصلی سازمانی شروع کنید و اجازه دهید تا استراتژی‌های مشخصی که این اهداف را برآورده می‌کنند، در بخش‌های پایین‌تر سازمان ایجاد شوند.

· مشاوری استخدام کنید که به شما در تسهیل فرآیند کمک کند و همچنین شما را از همه جانبه بودن و صحت داده‌ها و محیط گردآوری آن‌ها مطمئن کند. یک مشاور خوب به شما کمک می‌کند تا به محیط کار و سازمان خود توجه کافی داشته باشید. با کمک مشاور، اهداف بخش گروهی و فردی در راستای اهداف سازمانی قرار می‌گیرند و معیارهای عملکرد نیز در اهداف سازمانی منعکس می‌شوند.

· برنامه‌های خود را با تغییرات محیطی هماهنگ کنید. برنامه‌های استراتژیک ثابت نیستند. بنابراین، باید پیوسته به محیط پیرامون خود توجه کنید و برنامه‌‌ها را با تغییرات محیطی تطبیق دهید.

نوشته شریل آنه توماس، استاد دانشگاه رویال رودز کانادا